העברת עסק קיים למיקום חדש היא לא עניין פשוט. בדרך כלל יש לבצע את כל המהלך תוך כדי שהעסק ממשיך לפעול כרגיל, עד כמה שניתן. בזמן זה אין לצפות מן הלקוחות שיגלו הבנה לעובדה שדרוש זמן לא רק להעביר את הציוד אלא גם להתארגן מחדש עד לחזרה לתפקוד מלא.
ראוי שחברות העוסקות בהובלת משרדים יהיו מודעות לרגישות המיוחדת הכרוכה בהובלת ציוד של עסק פעיל, רגישות ההופכת את הצורך בעמידה בלוח זמנים ועבודה מסודרת (כך שניתן יהיה בקלות לפרוק, להציב ולחזור להשתמש בציוד שהועבר) לקריטיים ממש. למעבר לא מוצלח יכולות להיות השלכות מרחיקות לכת, אשר משמעותן היא פגיעה בהיקף הפעילות, העשויה במקרים קיצוניים, להוביל בסופו של דבר לסגירת העסק.
הכנת המקום החדש מבעוד מעוד
טרם ביצוע המעבר בפועל מומלץ מאוד להשקיע זמן ומחשבה בתכנון הפריסה מחדש במשכן אליו עוברים.
כשיודעים מראש איפה ימוקם כל דבר קל יהיה להנחות את המובילים היכן להניח כל ארגז ופריט אותו פורקים מן המשאית. הנחת דברים קרוב ככל האפשר למקומם הסופי תאפשר סידור מהיר יחסית וחזרה חלקה ככל הניתן לשגרת העבודה.
הזדמנות לעיצוב מחדש
מעבר למיקום חדש אינו רק אתגר אלא גם הזדמנות פז לעצב מחדש את המשרד כך שיהפוך מרשים יותר וישקף את אופיו של בית העסק באופן מחמיא. עיצוב נכון יוכל לעודד לקוחות פוטנציאלים המבקרים במשרד להעדיף את המוצרים או השירותים שבית העסק מציע על פני אלה של מתחריו.
בעת עיצוב מחדש של משרד יש לזכור כי העיצוב אינו מיועד אך ורק להרשים לקוחות. גם העובדים יזדהו יותר עם מקום עבודתם כאשר סביבת העבודה נעימה ומושקעת. מועמדים לעבודה המגיעים לראיון יטו להעדיף לבחור משרה במקום שניכר שעיצובו נעשה בקפידה, גם הערכתם של ספקים וקבלני משנה המגיעים למשרד תגדל (במקרים מסוימים עד כדי הענקת תנאים עדיפים).
לא לשכוח שום פרט
למרות ההמולה והסערה האופפת תקופה של העברת עסק חשוב לתת את הדעת לפרטים הקטנים. כך למשל חשוב לשים לב שהכתובת החדשה תחליף את הישנה בכל הניירת המשרדית כמו גם על גבי כל פריט שיווקי כגון פליירים, מדבקות מיתוג עסקים, מודעות מקוונות, מודעות מודפסות ועוד.
שוב מהווה הצורך לערוך שינויים בכל מקום בו מופיע כתובת המשרד גם הזדמנות לעצב מחדש, לעדכן סלוגנים, להוסיף מידע ולנסח באופן עדכני יותר.
חברת הובלה שתדע לבצע את העבודה
לאור המאפיינים הייחודיים של הובלת משרד, כפי שאלה תוארו לעיל, ברור עד כמה חשוב לבחור בחברת הובלת דירה או משרד שתדע לא רק מה להבטיח כדי לעורר את אמונכם אלא גם לקיים הבטחות כאלה הלכה למעשה.
מומלץ לבחור את חברת ההובלה לא רק לפי הצעת המחיר שנתנה. למעשה, עדיף לפנות אל חברות עליהן קיבלתם המלצות, או כאלה שיוכלו להפנות אתכם ללקוחות עבר לצורך קבלת חוות דעת. לאחר שווידאתם שחברת ההובלה מתאימה לצורכיכם תוכלו לערוך מו"מ על מחיר ההובלה.
